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山西省文化和旅游厅办公室关于印发《山西省文化和旅游厅档案管理办法》的通知

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机关各处室、厅属各单位:


为深入贯彻落实中央国务院、省委省政府关于档案工作决策部署,进一步做好档案管理工作,压实工作责任,确保档案资料的完整、齐全、规范、系统收集整理,经党组会研究决定,现将《山西省文化和旅游厅档案管理办法》印发你们,请认真遵照执行。


 


山西省文化和旅游厅办公室


2021年6月2日


(此件主动公开)




山西省文化和旅游厅档案管理办法


 


第一章  总则


第一条  为加强山西省文化和旅游厅机关档案管理工作,有效地保管和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,结合厅机关工作实际制定本办法。


第二条  本厅管理的档案,是指在厅机关工作活动中直接形成的,记录本厅主要职能活动,具有凭证、查考利用价值,能历史地、全面地反映省文化和旅游厅工作的各种门类和载体的档案。


第三条  本厅档案工作,实行统一领导,分级管理、归口保管,厅机关各处室和厅属各单位及工作人员有责任维护档案的完整与安全。


第二章  机构及职责


第四条  办公室负责厅机关档案工作,主要职责:


(一)制定本厅档案工作业务标准、工作计划和规章制度,负责规划本厅档案信息化管理工作。


(二)对本厅机关文件材料的归档工作进行指导和监督,对本厅机关档案进行保管、借阅。为我省积累文化和旅游工作的档案史料。


(三)积极开发档案信息资源,为本厅机关各项工作提供利用。


(四)建立档案安全防护体系,做好本厅档案及档案数字信息的安全、保密和保护工作。


(五)指导厅机关各处室和厅属单位的档案管理工作。


(六)按规定向省档案馆移交应进馆的档案,对超过保管期限的档案提出处理意见。


第五条  厅机关各处室要指定专人负责档案工作,对履行职能、承办重大活动等产生的文件材料,应收集齐全,系统整理形成专项工作档案,实行归口管理。


第六条  厅属单位指定领导和专人负责本单位文件材料的整理归档工作。


第三章  档案归档范围


第七条  凡是反映本厅主要职能活动、具有查考利用价值的各种形式、各种载体的文件材料均属归档范围。


第八条  应归档的上级机关文件材料:


(一)上级机关召开的涉及本厅业务需要贯彻执行的会议主要文件材料。


(二)上级机关颁发的属于本厅主管业务并需要贯彻执行的法规性文件。


(三)党和国家领导人以及省委、省政府领导对本厅职责范围内工作的指示、批示(原件或复印件)讲话、题词、照片,以及录音、录像(以下简称音像)等材料。


(四)代上级机关草拟并被采用文件的最后草稿和印本。


(五)上级机关转发或批转本厅的文件(包括报纸、刊物转载)。


第九条  应归档的本厅文件材料:


(一)厅党组会议、厅长办公会议、专题会议、全省文化和旅游工作会议等重要会议材料以及各种音像材料。


(二)本厅印发(转发、与其他部门联合颁发)各种正式文件、电报的签发稿、印制稿、办公室核稿以及重要文件的修改稿。


(三)厅领导签批的厅属各单位报送的请示、报告件。


(四)本厅编辑的历史沿革、大事记、年鉴,反映本厅重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、音像材料。


(五)本厅形成的财务预算、决算、统计报表、凭证、账薄、审计等文件材料。


(六)本厅及厅机关房产、土地管理,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料,及其基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的图纸及文件材料。


第十条  应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料:


(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。


(二)同级机关和非隶属机关与本厅联系、协商工作的文件材料。


(三)下级机关报送的重要的工作请示、报告、典型材料等文件。


第十一条  不归档文书材料范围:凡属上级机关不需办理的普发性文件材料、本机关无查考利用价值的事务性、临时性文件材料、同级机关不需要贯彻执行的文件材料及下级机关供参阅的简报、情况反映,越级抄报的文件材料。


第十二条  对不归档的文件材料,由办公室鉴别后统一监销。


第四章  档案归档要求


第十三条  对应当归档的文件材料,应按照“随办随归”的要求,由办公室及各业务部门办理完毕后,按归档要求进行移交,由办公室或业务部门按职能分工分别管理。


第十四条  本厅机关各处室应严格遵守文件归档制度,履行移交手续。对应该归档的文件材料,任何单位及个人不得据为己有或拒绝归档。有些材料如需继续使用,按要求归档后,再办理借阅手续。


第十五条  直接由业务部门办理完毕需要归档的照片、音像、财务、基建等各种载体档案,由主办处室按照专业档案归档要求,收集整理后及时归档,并将实物及电子版一同归档。


第十六条  公文、照片、音像、财务、基建等各种门类和载体档案,归档要齐全、完整,文字、表格、图纸清楚,格式符合归档要求。归档厅内印发的各类公文均应一式3份,每份文件的页码要齐全。公文中的领导签批件、及与厅外行文中的便函需加盖厅、室公章后进行归档,均不得将复印件进行归档。


第十七条  办理完毕应归档的电子文件,应将电子文件的原数据、背景信息同时归档。归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的应与文件正本、定稿一并归档。


第五章  档案的整理与保管


第十八条  依据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》要求,归档的文件按照以“件”为单位进行整理。


第十九条  归档文件整理规则


(一)整理原则和分类方案


1.遵循文件材料的形成规律,根据文件之间的有机联系,在区分保存价值,便于保管和利用的原则下进行鉴定整理。


2.以机构为单位,统一按照“年度一机构一保管期限”分类方案进行分类。


(二)整理方法


1.在平时立卷的基础上,将单份文件进行整理,实行文件级管理。


2.会议文件应单独组成小卷为一件,根据文件数量可一会一件或数件。


3.照片、音像档案材料,按照相应的规定整理后,应与文书档案一同归档,并在归档文件目录备注项上注明,便于查找利用。


4.厅党组会议、厅长办公会议、专题会议等会议记录,每次会议为一件,按年度集中排列。


(三)文件的排列和编号


1.归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由并结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等按照成套文件集中排列。


2.归档文件应依分类和排列顺序进行编号并填写相关内容。


(四)填写备考表


备考表置于盒内文件之后,内容包括盒内文件情况说明(如卷内文件缺损、修改、移出、补充、销毁等)、整理人、检查人和日期。


(五)装盒


将归档文件按室保管年限编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊项目,档案盒应采用无酸纸制作。


(六)编目


归档文件按照逐件编目的要求,依据分类方案和编件号顺序编制归档文件目录。


第二十条  机关档案室应根据本厅保存档案、资料的数量设置必需的档案专用库房和密集架,档案库房要坚固、通风、并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防蛀等设施。


第二十一条  档案安全体系建设


(一)提高思想认识,强化责任意识,为档案安全构筑坚固的思想防线。


(二)加强安全管理,为档案安全提供健全的制度保障。完善并执行档案安全法规;完善并采用档案安全技术标准;积极制定并贯彻执行档案安全业务指南。


(三)加强基础设施建设,为档案安全提供物质保障。完善档案室建设,加强安全设施建设,并采用先进的技术防范手段。


(四)认真管好电子文件,确保电子文件安全。严格对电子文件进行安全备份,加强对电子文件信息系统和载体的安全检测。


(五)建立档案开放利用审批机制,确保档案信息安全。


第六章  档案保管期限


第二十二条  根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)要求,机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。专业档案的保管期限另有规定的,从其规定。


第二十三条  确定档案保管期限的原则


(一)凡是反映本厅主要职能活动和历史面貌的,对本厅工作活动、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案划分为永久保管。


(二)凡是在较长时间内对本厅工作活动有查考利用价值的档案,划分为定期30年保管。


(三)凡是在较短时间内对本厅工作有参考利用价值的档案,划分为定期10年保管。


第二十四条  机关形成的人事、基建、会计及其他专业文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。


第七章  档案的借阅


第二十五条  本厅管理的档案,主要供厅机关和厅属单位使用。因工作需要借阅档案时,必须履行档案借阅审批登记手续。借阅档案资料时,借阅人员应认真清点签收,并负责对档案资料妥善保管,不得泄密、拆散、转借。属于本厅管理的档案原件、复印件,不得私自外传或携带外出。


第二十六条  借阅档案使用后,应及时归还,借用时间一般不超过3天,遇有周末、节假日,应在放假前夕归还档案室,节后可继续借阅。


第二十七条  借阅档案资料需办理如下手续:


(一)填写《文化和旅游厅档案借阅单》(附后)。


(二)借阅厅机关业务档案,需经办公室主任批准,并办理借阅登记手续;借阅非本处室业务档案,除经办公室主任批准外,还需经档案承办处室同意,并到档案室办理借阅手续。


(三)借阅带密级档案,应在档案室内查阅,确因工作需要借出档案部门,须经借阅处室分管领导批准,由档案部门进行复印并加盖密级章后借出,借阅处室使用完毕后须及时归还档案部门。借阅绝密级档案,按照相关规定执行。


(四)借阅厅党组的档案材料,须经分管办公室厅领导、党组书记批准。


(五)外单位借阅本厅档案,应持单位介绍信,经分管办公室厅领导审批后,方可借阅档案并办理借阅登记手续。


第八章  档案的鉴定与销毁


第二十八条  档案室根据省档案局有关规定,对所保管的档案定期进行鉴定,对于保管期限已满的档案,办公室会同档案所属部门,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出移交、留存或销毁意见,报厅分管领导和主要领导审批。


第二十九条  鉴定拟销毁的档案,应在档案案卷目录中予以注销,同时编制销毁档案清册,指定专人负责监销。


第三十条  本规定适用于山西省文化和旅游厅机关。厅属单位可参照本规定制订本单位的档案管理办法。


第三十一条  本规定自发布之日起施行。


 


附件:山西省文化和旅游厅文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.doc


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