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山西省文化和旅游厅办公室关于印发山西省文化和旅游厅档案管理等有关制度的通知

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机关各处室、厅属各单位:

为实现档案管理工作的规范化。经党组会研究决定,现将档案员岗位职责、档案管理应急预案、档案收集整理制度等七项管理制度印发你们,请认真遵照执行。

 

 

山西省文化和旅游厅办公室

2021年6月2日

(此件主动公开)

档案员岗位职责

 

一、认真学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想,努力学习业务知识,不断提高政治素质与业务素质,做到忠于职守,廉洁奉公。

二、认真做好档案的收集、整理、保管等工作,做到标准严、质量高。

三、积极做好厅机关档案信息开发利用工作。编制各类档案案卷目录、全引目录等,建立档案查阅记录。

四、积极提供档案,服务厅机关各项工作。档案人员服务思想明确,服务态度端正,熟悉室藏,能及时、准确提供档案。

五、负责厅机关及各处室归档工作的指导,负责做好厅里档案人员业务培训工作。

六、及时贯彻各级档案行政管理部门关于档案工作的方针政策和法规性文件,并结合厅机关的实际情况,制定和完善档案工作的各项规章制度,负责制定档案工作年度计划。

七、随时完成领导交办的其他事宜。

 

档案保密制度

 

一、提高保密意识,增强保密观念,严守国家秘密,杜绝泄密事件发生。

二、严格管理涉密文件、资料,分类妥善保管。不随意摆放,严禁让无关人员翻阅。

三、借阅带密级档案,应在档案室内查阅。对涉密文件、资料,原则上不得外借、不得复制。

四、需要提供涉密文件、资料时,必须严格按照有关保密规定履行批准和登记手续。不得利用非保密网络、通讯工具等提供涉密内容。

五、机关工作人员查阅、借阅和索取涉密文件资料,需经所在处室负责人同意后,报厅办公室主任批准。

六、外单位人员借阅和索取涉密文件、资料,应持所在单位介绍信经厅办公室同意并报分管领导批准。

七、无关人员不得进入档案室。

 

档案收集整理制度

 

一、坚持做到文件材料统收、统管。凡本单位所有收文必须交办公室拆封、登记,经有关领导批阅后,及时送有关处室或人员办理,办好后负责收回归档。

二、本单位制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料,并做到发文拟稿必须送有关领导核稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发,然后将底稿和三份正文归档。

三、加强清退文件的管理。重要文件不得遗失。本单位所有文件材料坚持每季度清退一次,年终彻底清理,并做到办理完毕的文件材料随时归档整理。单位的档案人员,应在次年四月份前,将平时整理的档案材料编目装盒。

四、按照本单位文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定,凡属归档范围的文件材料,必须齐全完整,任何人不得据为已有。

五、本单位实行文书档案集中统一管理的原则,按档案法的有关规定,由各处室收集齐全,并进行整理、立卷,定期移交本单位档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列上架,编制检索工具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。

六、凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确,行文规范书写工整,字迹清晰,签署手续完备。卷内文件排列遵循正文在前底稿在后,结论在前调查材料在后,文字在前图纸在后的原则有序排列,保管期限准确。各类档案在整理装订前要去掉文件材料上的金属物,对破损或字迹已扩散的档案必须及时修裱和复制,对装订线外有文件内容的档案应当加边,对超大纸页的档案应进行折叠。

 

档案保管制度

 

一、档案管理人员要维护厅里档案的完整与安全,最大限度地延长档案的寿命。

二、档案库房内,设备摆放整齐合理,案卷、材料摆放科学系统,不同类别、不同保管期限的档案,分别编序号,分别存放。

三、档案库房要保持整洁卫生,严禁在库房内吸烟、存放易燃易爆及其他杂乱物品,做到专室专用,防范措施落实,要定期检查,做好记录,发现问题,及时报告。

四、每日记录库房的温湿度,及时调节库房的温湿度。(温度14℃到24℃,相对湿度45%-60%)

五、非档案管理人员不得进入库房。上级检查或外地参观人员应有领导批准,由管理人员陪同方可进入库房。档案管理人员离开库房时,要关窗锁门。要定期对库内档案保管情况进行全面检查,做好记录。

六、档案管理人员要全面熟悉室藏档案,建立健全检索工具,做到查找利用档案迅速准确。

七、档案管理人员要严格执行《档案保管制度》,充分利用所保管的档案为各项工作服务。

 

档案统计制度

 

一、对现存档案数量及管理状况按全宗、年代、类别、保管期限进行检查和统计,并认真做好分类和记录。

二、做好每年文书档案归档案卷、归档材料、照片及实物的数据统计工作。

三、建立各种管理登记簿,做到帐物相符,准确无误。

四、做好日常工作中的档案查、借阅统计工作。并随时登记档案资料的利用情况和利用效果,做好档案利用实例的统计。

五、对档案库房设备、装具等要定期进行检查统计。

六、进行档案鉴定和销毁时要及时做好登记统计工作。

七、电子档案的统计参照上级部门有关规定执行。

 

档案查调阅利用制度

 

一、机关档案室所藏档案,按照有关规定向本机关、上级主管机关和有关部门提供利用。

二、提供利用的方式以查阅为主,档案一般不外借。确因工作需要必须借阅,须经办公室主任批准,方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过三天。

三、本单位人员因工作需要调阅档案时,应认真办理调阅手续,填写“档案查、调阅登记簿”。

四、外单位利用本机关档案,须持单位有效介绍信,经分管办公室的厅领导批准方可查阅。

五、查、调阅者必须爱护档案资料,不得在档案资料上涂改、圈点、划线、折压、撕毁或其他形式的损坏。

六、查阅涉密档案的,首先应审查调阅者的查看权限,超过查看范围的不予调阅,符合条件的由查阅者提出书面申请,经主管档案领导审批签字后,在工作人员的陪同下查阅,严禁拍照和复印。

七、档案室以复印、打印形式出具档案资料复制件,不得擅自拍摄档案资料。查阅利用者不得擅自将所查档案资料复制。

八、档案管理人员要熟悉室藏档案的情况,编制必要的检索工具,积极做好档案利用服务工作。

九、查阅档案在调阅室内进行,调阅室内严禁吸烟。非档案工作人员,不得进入档案库房。


档案鉴定销毁制度

 

一、厅办公室会同档案所属部门组成档案鉴定小组,档案鉴定小组负责机关的档案鉴定工作,对保管期限已满档案的保存价值进行逐件审查,提出移交、留存或销毁意见。

二、严格遵循国家有关档案保管期限的规定,定期对保管期限已满的档案进行鉴定,依据各门类档案保管期限表,直接审查档案的内容。

三、档案室按照鉴定小组意见撰写鉴定工作报告,并按照相关要求对确定销毁的档案编制销毁清册,报分管厅领导和主要领导审批。

四、鉴定拟销毁的档案,应指定专人负责监销,并在省档案局指定的机构进行档案销毁。

五、未经批准,任何部门和个人不得擅自销毁档案。

 

档案工作安全管理制度

 

一、档案库房管理由专人负责,非工作人员,未经允许,不得擅自进入库房。

(一)库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆、易腐及私人物品,切实做好防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防强光和防污染等安全工作。

(二)保持库房布局合理、清洁、整齐、美观,档案柜架应排列整齐,编排有序;各种标识明确易懂;档案存放要科学合理,查找方便。

(三)每年应对库存档案的数量、质量和保管情况进行定期检查,发现问题及时处理,必要时报告分管厅领导;对防虫药剂的消耗情况定期检查并及时更换。

(四)定期要检查库房有无异常情况、记录温湿度,按标准及时调节。

 二、严格执行消防制度和规定,定期检查办公电源、电器、设备及消防装置,严禁使用明火、乱拉乱装线路、违规用电,下班前切断电源、关闭门窗,杜绝安全隐患。

三、档案用房应划分库房、办公、整理、利用等区域,严格按不同功能分区开展工作,禁止在档案库房、整理室等档案工作场所会客,未经允许,非工作人员不得翻阅库藏档案和资料。

四、严格执行《档案借阅利用制度》,借出档案要催还或办理续借手续,已还档案要及时清点、核对、入库。

五、严格执行档案鉴定销毁制度,日常办公废纸、废件、重复件,应妥善积存,定期销毁,不得随意当垃圾乱扔。

六、未经批准,任何人不得私自将库藏档案和资料带出档案部门,更不得私自复印、摘抄和传播。档案工作人员离开时,要随手关门落锁。

七、档案工作人员必须认真执行《档案法》《保密法》及单位的保密制度,库藏密件由专人、专柜按规定管理,不得利用网络存储和传递。

八、档案部门的电脑、存储设备等要采取防毒和杀毒措施,定期升级更新。未经允许,非工作人员不得使用档案部门的相关设备。

九、档案管理系统由专人负责维护,档案数据库、光盘档案、日常办公的电子文档和数据应定期检查和备份。


档案管理应急预案

 

第一条  为有效预防、及时控制和迅速消除突发事件对我厅档案管理工作造成的损害,提高档案管理工作的安全保障和应对能力,最大限度地减少损失,切实维护档案资料的实体安全,特制订本预案。

第二条  凡发生因人为、自然灾害或不可抗拒因素等原因造成影响档案安全的突发事件,均适用本预案。

第三条  档案突发事件的种类可分为自然灾害和人为灾害事故两大类。自然灾害是指自然现象引起,如地震、雷电、洪水等;人为灾害事故是指来自于人类的失误,如被毁、被盗、漏雨、泡水、起火等。

第四条  工作原则

(一)档案优先。档案是不可再生资源,当面临其他财产损失和档案安全的选择时,要把保障档案安全作为紧急处置的首要任务,最大限度地减少对档案资料的影响;

(二)以防为主。把档案突发事件预防作为档案安全工作的中心环节和主要任务,完善工作机制,强化安全管理,完善防范手段,建立安全预防机制,提高对各种自然灾害和人为灾害事故的预防和救援处置能力。

第五条  组织领导及职责

(一)如遇档案突发事件时,由档案工作委员会统一协调指挥,必要时协调厅机关驻地物业管理部门协助处置;由档案工作委员会办公室负责现场处置,必要时组织厅机关及厅属单位值班力量参与现场救援;

(二)落实24小时值班制度,确保通信畅通。如双休日、节假日时间出现突发事件,值班人员及带班厅领导为直接救灾责任人。

第六条  档案救灾应急处置的目标及先后顺序

(一)在紧急的情况下,应第一时间采取最有效行动消除对库藏档案资料的威胁;

(二)其次是保护未受损的档案资料;

(三)最后是抢救已受损的档案资料。

第七条  应急预案的启动条件

因自然灾害和人为灾害事故造成档案室的设施、设备、档案资料、人员发生威胁、出现险情时,应启动应急处置机制。

第八条  应急处置

(一)当发现有突发事件情况时,应立即进行处置,并向分管厅领导、厅主要领导报告,在可能的情况下,利用一切应急抢险工具阻止灾情,保护未受损的档案,实施抢救工作;

(二)在抢险结束后,应立即查明突发事件发生的原因,造成的损失等,并研究制定整改措施,及时向厅机关档案工作委员会和上级业务主管部门报告。


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